1. A Nova Regra Geral (Confirmação por Silêncio)
Desde 1º de junho de 2026 (Ajuste SINIEF nº 14/2026), se uma empresa não realizar uma "manifestação conclusiva" sobre uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e modelo 55) emitida contra o seu CNPJ no prazo de 90 dias, a operação será presumida como ocorrida pelo fisco. O silêncio passará a ter o mesmo efeito legal do evento de "Confirmação da Operação". Antigamente, esse prazo era de 180 dias.
2. O Prazo de Contagem
A contagem dos 90 dias inicia-se na data de autorização da NF-e, e não da chegada da mercadoria ou do momento em que a empresa toma conhecimento da nota.
3. Tipos de Manifestação do Destinatário
Para evitar a confirmação automática indesejada, a empresa deve registrar um destes três eventos conclusivos:
- Confirmação da Operação: Tudo ocorreu conforme a nota (geralmente após a entrada física dos produtos).
- Desconhecimento da Operação: A empresa não solicitou ou não reconhece aquela nota (protege contra notas frias).
- Operação não Realizada: A empresa fez a negociação, mas a operação não se concretizou (ex: mercadoria extraviada ou recusada na porta).
- Atenção: O evento Ciência da Emissão não é conclusivo. Ele dá apenas ciência da existência da nota (prazo de 10 dias). Se a empresa registrar apenas a "Ciência" e não der um parecer final, a regra dos 90 dias continuará valendo e confirmará a nota.
4. Prazos Menores para Setores Específicos
Os 90 dias são o limite geral. Porém, algumas mercadorias como combustíveis, cigarros e bebidas (alcoólicas e refrigerantes) possuem prazos bem mais curtos e rigorosos estipulados pelo fisco, variando de 10 a 70 dias dependendo se a operação é interna ou interestadual. Legislações estaduais também podem impor prazos menores.
5. Impactos da Confirmação (Tácita ou Expressa)
- Para o Emitente: Uma vez confirmada a operação pelo destinatário (ou pelo prazo de 90 dias), o emitente fica impedido ou terá grandes dificuldades de cancelar a NF-e.
- Para o Destinatário: Embora a confirmação por silêncio não signifique que a empresa concordou automaticamente com preços ou tributos (não gera dívida comercial automática), isso gera uma presunção fiscal de que a operação ocorreu. Isso pode causar graves divergências na contabilidade, nos estoques e nas escriturações se a compra for irreal.
6. O que fazer se o prazo já passou?
Se após os 90 dias a empresa descobrir uma nota que não corresponde à realidade, ela não conseguirá mais usar o sistema padrão para o evento. Será necessário reunir documentos e consultar a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para verificar os trâmites de regularização extemporânea.
Recomendação Prática: As empresas e escritórios contábeis devem criar rotinas de monitoramento contínuo, capturando as NF-es emitidas contra o CNPJ, cruzando dados com o setor de compras e manifestando-se tempestivamente para evitar dores de cabeça fiscais.