Todas as regras de funcionamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NFEs), das Notas Fiscais de Consumidor Eletrônicas (NFCEs) e dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTEs) são definidas nacionalmente através de normas denominadas Ajustes SINIEF.
Dentre as regras originais que tratavam da escrituração das NFEs, NFCEs e CTEs havia duas que mencionavam que era OBRIGATÓRIA a escrituração:
1) de notas denegadas (aquelas que não foram validadas pelo sistema oficial do governo no ato de seu envio) e;
2) dos números inutilizados (aqueles números de notas fiscais que por qualquer razão - erro do sistema, por exemplo - não foram utilizados e consequentemente não são números que correspondam a uma Nota Fiscal Eletrônica).
De acordo com as regras vigentes, até o dia 30/11/2021 devem ser escrituradas as NFEs e NFCEs canceladas e TAMBÉM as denegadas e os números inutilizados. A escrituração deveria ocorrer sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente. Mas a partir de 01/12/2021 a regra é outra. Veja.